Existem regras tão básicas sobre emails - como a de verificar se não contêm erros ou escrever o destinatário apenas no final para se certificar que não o envia antes de tempo, por puro descuido -, que nem vale a pena falar nelas. Mas existem princípios de etiqueta que deve ter bem presente no seu dia-a-dia, e que lhe podem poupar dissabores e até abrir portas para novos contactos. A "Business Insider" seleccionou sete regras básicas a partir do livro "The Essentials of Business Etiquette", da coach de carreira Barbara Pachter.

Escreva o que pretende na linha de "Assunto"

Deixar este espaço em branco vai obrigar o destinatário a abrir o seu email mesmo que aquele não seja o melhor momento, pois não sabe se é um assunto urgente ou algo que pode esperar. Se usar essa linha para escrever "marcação de reunião de planeamento" ou "novo orçamento de marketing", ela saberá o que pretende, e ser-lhe-á mais fácil localizar estes emails mais tarde, se for necessário.  

Use um endereço profissional

Esta questão não se coloca para quem trabalha por conta de outrem. Porém, se trabalha por conta própria é crucial ter um endereço à altura do seu estatuto. De preferência, o endereço deve incluir o seu nome, para que seja mais fácil ao destinatário identificá-lo. E nem vale a pena dizer-lhe que deve enterrar de vez o endereço que usava no início da faculdade, se for do género diva@gmail.com ou immadaboutapple@hotmail.com... Numa situação em que pode ser útil usar o seu email pessoal, um endereço destes transmitirá uma imagem de imaturidade e de pouco profissionalismo.

Controle o uso de pontos de exclamação

Algumas pessoas tendem a abusar dos pontos de exclamação, usando-os no final das frases, sem critério. A verdade é que quem ler a sua mensagem vai ficar confuso, e com a ideia que é uma pessoa demasiado emocional ou imatura. Podemos dizer-lhe que os use com moderação, se bem que nas comunicações de negócios raramente a sua utilização se justifica.

Cuidado com o humor

Quando não é acompanhado do tom de voz ou da expressão facial certos, o humor corre o risco de ser mal interpretado. A menos que conheça muito bem o destinatário, é melhor deixar o humor para quando estiverem cara-a-cara. Até porque o que o faz rir a si, pode não ser o mesmo que faz rir o seu interlocutor. E enquanto ao vivo é mais fácil desviar imediatamente a conversa noutro sentido, por escrito a frase fica a pairar no ar, sem ser esclarecida.

Respeite as diferenças culturais

É fácil deixar-se apanhar pelas diferenças entre culturas, sobretudo quando comunica por escrito e ainda mal conhece o interlocutor. Seja muito prudente e tente adequar a sua mensagem ao destinatário. Só para ter uma ideia, não estranhe que japoneses, árabes ou chineses tentem conhecê-lo melhor antes de fazerem negócios consigo, enquanto aos alemães, escandinavos ou americanos só interessa o lado estritamente profissional.

Responda aos emails, mesmo que não sejam para si

Parece quase impossível responder a todos os emails, ainda mais quando eles não lhe são dirigidos. Mas é uma regra de cortesia comunicar o engano à pessoa que o enviou por engano, especialmente se percebe que ela aguarda uma resposta. Basta escrever algo como "Penso que me terá enviado este email por engano e queria alertá-lo para que possa fazê-lo chegar à pessoa certa". Mesmo que não conheça o remetente, a sua atitude será apreciada e até pode contribuir para alargar a sua rede de contactos.

Pense duas vezes antes de fazer "reply all"

Ninguém quer saber de emails para 20 pessoas se o assunto não lhe disser respeito. É verdade que podem tentar ignorá-los, mas tendo em conta que muitas pessoas recebem notificações nos telemóveis ou no ecrã do computador, é uma distração desnecessária. Responda para todos apenas quando tem a certeza de que o assunto é do interesse geral - se é para trocar uma piada com alguém, responda-lhe diretamente.